人際溝通

圖片來源： Lea Latumahina樂威壯

知名作家Aja Frost也是不斷為工作忙碌的人，為了工作更有效率，他嘗試了許多方法，但隨著工作經驗的累積，他發現到不是所有方法都有效，有些技巧甚至會拖累整個工作進度。以下他要破解五個常見的迷思，讓大家能夠盡快改掉這些錯誤的想法。

當我們在工作時，通常都會想要趕快把事情做好，直到把做完前都不能休息，若稍有懈怠就會感到心慌，擔心效率低落會破壞整個團隊的進度。然而，軟體公司DeskTime透過大數據分析發現，強迫自己長時間工作反而會大幅降低辦事效率。

根據DeskTime研究員Julia Gifford表示，數據發現工作效率最高的員工平均每工作52分鐘就會休息17分鐘，就像是在短跑一樣，要在最短的時間內產生最大效用。其實，所謂的工作效率高不是依靠長時間工作來達到目標，而是要聰明工作、適時休息。休息並不是偷懶，是幫自己放鬆緊繃的神經來重新凝聚專注力，使接下來能更有效率地完成剩下的工作。

許多人看到新郵件就會想要馬上處理，甚至在半夜起來上廁所時都會順便檢查郵件，擔心堆積太多工作或是不能即時為客戶服務。雖然迅速處理完郵件會產生很有效率的錯覺，但事實上，當花費太多心思在面對郵件時，其他重要工作反而會被延遲，導致隱藏壓力變大而效率降低。

因此，可以試著規定每天回覆郵件的時間，像是上班第一個小時和下班前一小時，把重要的信件處理完成後再慢慢回覆其他內容。郵件是永遠回不完的，一定要了解每封郵件重要性的差異和處理先後順序，把時間分配給其他工作。

為了增加工作效率，或許第一個想到的會是使用大量App來幫助自己管理零碎事情、追蹤待辦事項，試圖把工作整理得有條不紊。但有時候卻會為了符合在App上安排事情的順序，少了彈性的調整空間使工作進度大塞車。

事實上，App應該是在有困難時才會使用的輔助角色，並且只要固定使用幾個好用的App即可。舉例來說，當時間管理出現問題，就可以使用相關App整理出所有待辦事項，並依照重要性排優先程度，對該做什麼一目了然，這樣的輔助是了解到事情的輕重緩急，而非把所有工作排成鎖死在上面。

或許每個人多少有聽過，要在繁忙工作中擠出時間的最好辦法就是早起。雖然這聽起來是提高生產力很受歡迎的建議，但若是睡眠不足反而會使記憶力降低，專注力不容易集中，甚至失去決策的能力。

即使短期內早起可以獲得更多工作時間，但是身體的疲累會慢慢累積，導致長期下來反而損害身體健康。最好的方式是要好好養足精神，適時休息才是更有效率的做法。

Aja Frost的上司過去習慣在早上時先處理信件，或是更新工作內容等小事情，把比較複雜的項目留到下午再開始。但是，自從聽取他人建議把比較困難的工作放到早上先解決時，竟然帶來很糟糕的結果，每天不到五點他的上司就會開始感到疲憊，沒有力氣完成剩下來的零碎工作，更不用說領導會議的進行了。

因次從上述經驗可以了解到，沒有一個工作技巧會適用於所有人，重點是要找到最適合自己的工作模式，才是最有效率的方法。