人際溝通

圖片來源：startupstockphotos 樂威壯

我是一個「筆記狂」。
一直以來，我都會在電子報或講座上強調做筆記的效果，例如「提高注意力」或是「不必再為了忘記事情而感到不安」。

但是，我的朋友（上市公司的經營者）從來不做筆記。有一次我問他：「你都不做筆記，真虧你還能當一個這麼稱職的經營者。」他卻一臉淡定地說：「因為不做筆記就記不起來的話，代表那是『不重要的工作』。真正重要的事情，就算不做筆記也不會忘記。」

我聽了他的想法以後，覺得的確「有其道理」。話雖如此，我認為可取的部分不是關於「該不該做筆記」，而是他對於工作的「定義方式」。或許像他那樣「在好的意義上『適度』工作」也是有必要的吧。

根據一項以三十到四十幾歲商務人士為對象的調查顯示，每三人之中就有一人自覺有「工作憂鬱症」（「Trend總研」調查）。

另外，據說容易陷入憂鬱狀態的人，「大多都是認真、責任感強、面面俱到、周圍評價很高的人。」過勞死或過勞自殺者，似乎也很多這種類型的人。四十幾歲的商務人士「擁有責任感」是理所當然的事。結果責任和說明責任也比資淺員工來得重大。

「過度的責任感」有時候也會苦了自己。如果因為「自己必須努力才能讓這份工作順利進行」，而把自己逼得太緊，有可能會損害身心健康。萬一因為過勞而累壞身體，阻礙到工作的進行，那可就本末倒置了。

我也曾檢視自己的工作模式，思考「有沒有什麼事情，是適度調整也無所謂的呢？」經過一番考量後，我決定重新思考「回覆電子郵件的方式」。

我認為「電子郵件必須馬上回覆」「電子郵件應該盡快處理，不能在未讀的狀態下結束一天的工作」。因此，我曾經因為太過擔心「對方是不是在等我的回信」，而縮短了睡覺、聚餐、吃飯、上廁所的時間，只為了持續不斷地回覆每一封郵件。

然而，有一天我終於意識到，「我太過在意回信的事了，甚至還妨礙到其他工作的進行」，於是我決定「檢查郵件的時間改為一天兩次」，每天都在固定的時間回信即可（端視事情的急迫性，若是找我去喝酒等「不需要立即回覆」的事情，我就會延後處理）。

此外，若時間上容許我稍作猶豫的話，我會先簡短地回覆一段訊息，告知對方「我已收到您的信件。請容我明日再做正式的回覆」。等到有時間的時候，再仔細思考如何回覆對方的正題。

日文的「適度（いい加減）」，最初的意思據說是「好的加減」。捨棄過度的責任。把工作指派、分擔下去，慢慢減輕自己的負擔。然後就這樣，找到最適合自己的「好的加減」吧。

►我的行動：思考回覆電子郵件的優先順序，把沒有急迫性的郵件延後處理。